Dla naszego klienta poszukujemy ososby na stanowisko:

Asystentka Biura - umowa na zastępstwo z możliwością przedłużenia

Lokalizacja: Warszawa

Zakres obowiązków:

● Obsługa centrali telefonicznej (rozmowy przychodzące i wychodzące).

● Obsługa poczty (wchodzącej i wychodzącej), w tym kurierskiej (krajowej i zagranicznej).

● Skanowanie, zapisywanie i wysyłanie skanów faktur/dokumentów do księgowych, kancelarii prawnych, zarządców nieruchomości.

● Organizacja podróży, aktualizacja wspólnego kalendarza (OlFolders).

● Codzienny nadzór i weryfikacja sprawnego funkcjonowania urządzeń biurowych oraz czystości i porządku w biurze (kontakt i interwencje u firm obsługujących).

● Zamówienia biurowe po zatwierdzeniu przez kierownika biura.

● Obsługa sali konferencyjnej i gości. 

● Prowadzenie, rozbudowa i aktualizacja bazy danych na serwerze wspólnym.

● Odbiór i dostarczenie dokumentów do urzędów skarbowych, banków, sądu.

● Organizacja i monitorowanie serwisu kopiarki i drukarek, (przygotowywanie wykazów brakujących tonerów oraz spisywanie ich zużycia), raportowanie o comiesięcznym zużyciu tonera i organizacja napraw.

● Sprawdzanie poprawności faktur za określone usługi dla biura.

● Wprowadzanie przelewów do bankowości elektronicznej (weryfikacja faktur i kontrahentów, uzyskanie akceptacji, weryfikacja realizacji płatności).

● Koordynacja niszczenia i usuwania dokumentów.

● Aktualizowanie listy klientów na lokalnej poczcie i recepcji budynkowej, stała współpraca pomiędzy recepcją budynkową a listonoszem.

● Organizacja archiwum Spółki, rejestracja i digitalizacja dokumentów klientów Spółki, współpraca z księgowymi przy organizacji General File klientów (wersja papierowa i elektroniczna).

● Inne prace zlecone przez Kierownika Biura.

Wymagania:

● Doświadczenie na stanowisku biurowym,organizacyjnym lub pokrewne.

● Wykształcenie wyższe.

● Język angielski na poziomie B2.

● Swobodna obsługa pakietu MS Office oraz urządzeń biurowych.

● Dobra organizacja pracy, wielozadaniowość.

● Komunikatywność.

Oferujemy:

● Umowę o pracę na zastępstwo (18 miesięcy, z możliwością przedłużenia)

● Wynagrodzenie na poziomie 6000-7000 brutto

● Pracę stacjonarną w biurze niedaleko galerii Westfield Mokotów

● Pakiet opieki medycznej (Luxmed)

Prosimy o przesyłanie CV w języku angielskim